Membuat follow up otomatis adalah solusi terbaik untuk mengatasi chat pelanggan yang menumpuk. Seringkali, kita merasa kewalahan saat harus menanggapi chat yang masuk, terutama ketika calon pembeli tiba-tiba menghilang. Fitur tindak lanjut otomatis dari SynaChat hadir layaknya asisten pribadi yang nggak pernah lupa menyapa kembali calon pelanggan kamu, bahkan saat kamu sedang tidak online. Fitur ini bukan cuma bikin kamu lebih efisien, tapi juga meningkatkan peluang jualan secara signifikan. Yuk, kita mulai kupas tuntas cara membuat follow up otomatis ini di SynaChat!
Isi Konten
Panduan Singkat Mengaktifkan Follow Up
Mengatur fitur ini sangat mudah. Cukup ikuti langkah-langkah di bawah ini:
1. Masuk ke Dashboard SynaChat: Buka akun kamu, lalu menuju menu “AI Automation”.
2. Pilih dan Edit Agent: Pilih AI Agent atau Chatbot yang ingin kamu berikan kemampuan follow up, lalu klik “Edit Data Training“.
3. Buka Tab Follow Up: Di halaman pengaturan, klik tab “Follow Up”.
4. Buat Aturan Baru: Klik tombol “Tambah Follow Up” untuk membuat skenario tindak lanjut pertama kamu.
5. Atur Jeda Waktu: Tentukan delay atau jeda waktu pengiriman dalam satuan menit.
6. Simpan: Klik “Simpan Data Training” setelah selesai mengedit.
Memahami Cara “Membuat Follow Up”
Agar fitur ini berfungsi optimal, penting untuk memahami logika di baliknya.
- Waktu Dihitung dari Balasan AI Terakhir:
- Jadwal tindak lanjut otomatis ini dihitung dari waktu balasan terakhir AI.
- Contoh: Jika AI terakhir membalas jam 19.00 dan pelanggan tidak membalas, maka:
- Pesan tindak lanjut 1 (jika diatur 30 menit) akan dikirim jam 19.30.
- Pesan tindak lanjut 2 (jika diatur 60 menit) akan dikirim jam 20.30.
- Hanya Aktif untuk Chat “Unassigned”:
- Fitur ini hanya akan berjalan jika status chat adalah Unassigned.
- Fitur ini tidak akan berjalan jika status chat sudah Assigned (diambil alih oleh CS manusia) atau Resolved (sudah selesai).
- Jadwal Tidak Berulang dari Awal:
- Jika pelanggan membalas chat di tengah jadwal, sisa jadwal tidak akan diulang dari awal.
- Contoh: Jika pesan tindak lanjut ke-3 terkirim jam 20.00 dan pelanggan membalas jam 20.30, maka pesan ke-4 (jika diatur 120 menit) akan dikirim jam 22.30.
- Jadwal Diatur Ulang Jika Kamu Mengedit:
- Jika kamu mengubah pengaturan tindak lanjut atau Data Training di dashboard, seluruh jadwal yang sedang berjalan akan direset. Jadwal baru akan dibuat berdasarkan konfigurasi yang baru.
Tipe Pesan dan Aksi Follow Up
SynaChat menyediakan dua cara untuk membuat follow up dan dua tipe aksi.
Cara Membuat Follow Up
- Pesan Sama Persis (Exact):
- Kamu bisa membuat pesan yang sama untuk semua pelanggan. Caranya, hapus prompt bawaan yang ada di kolom pesan, lalu isi dengan teks yang kamu mau.
- Dengan metode ini, AI akan mengirimkan teks yang sama persis kepada semua pelanggan.
- Pesan yang Disesuaikan AI:
- Jika kamu ingin AI membuat pesan yang bervariasi (tidak sama persis), kamu tidak perlu menghapus prompt bawaan.
- Cukup berikan beberapa contoh pesan yang kamu harapkan di kolom pesan tersebut. AI akan mempelajari contoh-contoh itu dan merespons pelanggan dengan pesan yang unik dan relevan.
Tipe Aksi Follow Up
Setelah menulis pesan, kamu bisa memilih salah satu dari dua tipe aksi berikut:
- Exact: Pesan yang dikirimkan akan sama persis seperti yang kamu input, tanpa modifikasi apa pun dari AI.
- Handoff: Setelah pesan ini terkirim, status chat akan otomatis berubah menjadi Assigned. Ini cocok untuk mengalihkan chat ke tim penjualan kamu.
Tips Menggunakan Fitur Follow Up
Untuk hasil maksimal dan menghindari keluhan dari pelanggan:
- Atur Jeda Waktu yang Santai: Gunakan jeda minimal 1 hari (1440 menit) agar pelanggan tidak merasa risi. Atur jeda yang bertahap, misalnya 1 hari, 2 hari, dan seterusnya.
- Berikan Nilai Tambah: Tulis pesan yang bermanfaat, bukan sekadar “Hai, kok nggak dibalas?”. Kamu bisa tawarkan promo khusus atau informasi produk yang relevan.
- Contoh Pesan:
- “Halo kak, masih butuh info soal produk [Nama Produk] yang kemarin? Kebetulan kita lagi ada promo terbatas nih khusus untuk hari ini! 🎁”
- “Selamat siang! Maaf mengganggu, kak. Ada info terbaru nih dari produk [Nama Produk] yang mungkin kakak suka. Kalau ada pertanyaan, aku siap bantu.”
- “Hai kak! Kami baru saja merilis artikel blog tentang 5 tips menggunakan [Nama Produk] secara efektif. Mungkin bisa membantu pertimbangan kakak, loh! [Link Artikel]”
- Contoh Pesan:
Pertanyaan Umum
Apa itu fitur Follow Up Otomatis di SynaChat?
Fitur ini adalah alat canggih yang bisa mengirim pesan tindak lanjut otomatis ke pelanggan yang chatnya belum dibalas. Tujuannya supaya kamu nggak kehilangan calon pembeli.
Berapa lama sih waktu yang pas buat Follow Up?
Sebaiknya gunakan jeda minimal 1 hari (1440 menit) agar pelanggan tidak merasa risi. Kamu bisa membuat jeda yang bertahap, seperti 1 hari, 3 hari, dan seterusnya.
Apakah fitur ini bisa dipakai untuk semua kontak?
Ya, fitur ini akan aktif di semua chat yang statusnya masih Unassigned (belum ditangani manusia) atau yang sedang dipegang oleh AI Agent.
Kalau chatnya nggak direspons setelah di-follow up, bisa dioper ke tim penjualan nggak?
Bisa banget! Kamu bisa pakai fitur “Handoff” di SynaChat. Setelah serangkaian tindak lanjut otomatis nggak direspons, chatnya akan otomatis dialihkan ke tim kamu.
Bagaimana caranya supaya tindak lanjut saya nggak dianggap spam?
Gampang! Batasi frekuensinya, berikan pesan yang punya nilai (misalnya kasih info promo), dan jangan terlalu memaksa. Berikan pesan yang informatif, bukan sekadar “hayuk beli!”.